Un documento condiviso può essere letto o modificato da persone con compiti differenti. Scegliere lo stesso livello di accesso per tutti può rendere difficile controllare il lavoro. La collaborazione dovrebbe partire dalla funzione che ciascuno deve svolgere e dalla natura delle informazioni contenute.
Propongo di verificare chi deve consultare, commentare o aggiornare il documento. Le funzioni effettive dipendono dallo strumento utilizzato. Un collegamento pubblico non dovrebbe essere adottato per comodità quando il contenuto richiede un accesso delimitato; la configurazione deve seguire il percorso autorizzato.
Immaginiamo un prospetto che viene aggiornato da un ufficio e consultato da altri. Permettere modifiche indiscriminate può introdurre variazioni difficili da ricostruire. Un accesso coerente con i ruoli rende più leggibile la responsabilità sul contenuto e facilita la verifica delle correzioni.
I permessi vanno rivisti quando il documento cambia funzione o destinatari. La disponibilità tecnica di una modalità non dimostra che sia appropriata. Una condivisione ben progettata rende il lavoro accessibile alle persone pertinenti e conserva un controllo comprensibile sulle modifiche effettuate.