Un’impresa conserva molti file ma non sa collegarli alle operazioni. Propongo criteri coerenti di identificazione e responsabilità sull’aggiornamento.
Nell’esempio, un documento viene ritrovato attraverso cliente, data e riferimento del progetto. L’archivio digitale non diventa utile per quantità.
Serve a ricostruire ciò che è avvenuto e sostenere verifiche. Un ordine semplice può ridurre ricerca e duplicazioni, mentre un deposito incontrollato rende difficile distinguere versioni. La tecnologia dovrebbe aiutare la memoria organizzativa, non soltanto accumulare file.